การจัดการเวลา
เวลาเป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญ ที่ใช้ในการดำรงชีวิตและการทำงาน เมื่อเรามาวิเคราะห์การใช้เวลา เราจะเห็นได้ว่า เรามักเสียเวลาไปกับการนอน การทำงาน การเดินทาง การกิน การพักผ่อน ฯลฯ
เคยมีคนศึกษาการใช้เวลาของคนไทย โดยมีอายุเฉลี่ย 72 ปี คนไทยโดยเฉลี่ยมักใช้เวลาไปกับการนอนถึงวันละ 8 ชั่วโมง ( นอน 24ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี) , ทำงาน 6 ชั่วโมง( ทำงาน 18 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี) ,เดินทาง 3 ชั่วโมง(เดินทาง 9 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี) ฯลฯ
ฉะนั้น หากเราสามารถปรับปรุงการใช้เวลาหรือหากเรามีการจัดการเวลาที่ดี ก็จะทำให้เราสามารถทำงานได้มากขึ้น สร้างผลงานต่างๆให้กับโลกได้มากขึ้น เช่น เราสามารถลดจำนวนเวลาในการนอนจากเฉลี่ยนอนวันละ 8 ชั่วโมง เราอาจลดเหลือ 7 ชั่วโมง ก็จะทำให้เราสามารถมีเวลาเหลืออีก 1 ชั่วโมงต่อวัน หรือมีเวลามากกว่าคนอื่นถึง 3 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี
หากจะพิจารณาว่าสิ่งที่เป็นปัจจัยในการใช้เวลาของคนเรา อาจมีอยู่ 3 ปัจจัยด้วยกัน คือ 1.ตัวเราเอง 2.ผู้อื่นและ3.สิ่งแวดล้อม แต่ปัจจัยที่ทำให้การจัดการเวลามีประสิทธิภาพหรือไม่ ขึ้นอยู่กับตัวเราเองถึง 70-80 เปอร์เซ็นต์ ส่วนผู้อื่นและสิ่งแวดล้อมมีส่วนแค่ 20-30เปอร์เซ็นต์ ดังนั้น การจัดการเวลาที่ดีควรเริ่มต้นที่ตัวเราเองก่อน
นักจัดการเวลาที่ดีควรจัดเวลาโดยการแบ่งเวลาให้เป็นระบบระเบียบ เช่น นักเขียนที่ประสบความสำเร็จหรือนักเขียนมืออาชีพมักจะมีการจัดตารางเวลาในการเขียน นักเขียนบางคนเริ่มต้นเขียนตั้งแต่ 9 โมงเช้า จนถึง 4 โมงเย็น เขาก็จะปฏิบัติตามทุกวันจนเคยชินและเป็นนิสัย
จังหวะเวลามีความสำคัญ กล่าวคือต้องรู้ว่าอะไรควรทำก่อน อะไรควรทำทีหลัง เช่น การต้มถั่วเขียวต้องเอาตัวถั่วเขียวใส่น้ำแล้วต้มจนเม็ดถั่วแตกก่อนแล้วใส่น้ำตาลลงไป กล่าวคือ ต้องรู้ว่าอะไรควรใส่ก่อน อะไรควรใส่ทีหลัง แต่ถ้า ใส่น้ำตาลก่อนแล้วใส่ถั่วเขียว จะปรากฏว่าเม็ดถั่วเขียวไม่ยอมแตก ทำให้เสียเวลาเปล่า
อยากทำอะไรให้รีบทำ ไม่ควรนึกฝันแล้วไม่ลงมือทำ เคยมีลูกศิษย์ของผู้เขียน เคยถามผู้เขียนว่า เขามีโอกาสไปเรียนต่อปริญญาโทที่สหรัฐอเมริกา เพราะพ่อแม่มีฐานะอีกทั้งมีญาติอยู่ที่สหรัฐอเมริกา สามารถช่วยเหลือและให้คำแนะนำต่างๆได้ แต่ในปัจจุบันเขาทำงานในหน่วยงานเอกชนแห่งหนึ่งใน กรุงเทพฯ จะลาออกไปเรียนต่อหรือทำงานต่อดี ผู้เขียนจึงแนะนำว่า เธอควรไป ถ้าเธออยากไป และถ้าหากเธอไม่อยากไปเธอก็ควรไป สรุปผู้เขียนพยายามพูดหว่านล้อมให้เขาไปเรียนเนื่องจาก เราควรลงมือตัดสินใจทำถ้ามีโอกาส ถ้าหากปล่อยเวลาเนิ่นนานต่อไป โอกาสนั้นอาจจะไม่กลับมาหาอีกก็ได้ ในที่สุด ลูกศิษย์ของผู้เขียนตัดสินใจไป เรียนต่อปริญญาโทที่สหรัฐอเมริกา 2 ปี แล้วกลับมาทำงานที่บริษัทอีกแห่งหนึ่งที่ กรุงเทพฯ เป็นบริษัทมหาชน โดยเขาได้รับเงินเดือนถึงหกหลักเลยทีเดียว
การจัดการเวลาที่ดีควรมีการวางแผนและประเมินหรือควบคุมแผนที่วางไว้ เช่นมีเครื่องมือ Diary ,ตารางเวลา,ใบงาน , สมุดบันทึก ฯลฯ ซึ่งแต่ละคนอาจใช้เครื่องมือหรือมีวิธีการในการจัดการเวลาที่ต่างกัน โดยไบรอัน เทรซี่(นักพัฒนาศักยภาพของมนุษย์) เคยกล่าวไว้ว่า ทุกๆ นาทีที่ใช้ในการวางแผนจะประหยัดเวลาได้มากถึง 10 นาที ฉะนั้นหากคุณใช้เวลาวางแผน 10 นาที คุณจะประหยัดเวลาได้ตั้ง 100 นาที หรือ 1ชั่วโมงกับ 40 นาที เลยทีเดียว
สำหรับการจัดการเวลาของผู้เขียน ผู้เขียนมักมีเครื่องมือที่ใช้ กล่าวคือ มี Diary 1 เล่ม มีสมุดบันทึก มีกระดาษเปล่า A4 โดยทุกๆคืน ผู้เขียนจะมานั่งวางแผนโดยคิดวางแผนเป็นแผนรายปี ทุกปีต้องมีเป้าหมายที่จะต้องทำให้สำเร็จ โดยมี Diary พกติดตัวเป็นประจำ ถ้ามีงานใหม่ๆ เข้ามาก็จะบันทึกลงไปว่าต้องทำอะไรในวันไหน สำหรับสมุดบันทึกใช้บันทึกข้อความต่างๆ ที่อ่านพบแล้วรู้สึกประทับใจก็จะบันทึกไว้ เพื่อเป็นข้อมูลในการเขียนหนังสือต่อไป สำหรับกระดาษเปล่า A4 ทุกคืน ผู้เขียนจะมานั่งวางแผนว่าจะทำอะไรในวันพรุ่งนี้โดยเรียงลำดับจาก 1-15และหมายเหตุลำดับว่าอะไรต้องทำก่อนทำหลัง พอถึงวันพรุ่งนี้ก็ทำตามลำดับในกระดาษ A4 ที่ได้วางแผนไว้ เมื่อลำดับไหนทำเสร็จก็จะขีดฆ่า และเมื่อมีอะไรจะต้องทำในวันพรุ่งนี้หรือวันนี้ ก็จะเขียนลงในตอนท้ายของกระดาษ A4
ทั้งนี้การจัดการเวลาเป็นเรื่องของศาสตร์และศิลป์ กล่าวคือ สามารถเรียนรู้ได้ สามารถนำไปปฏิบัติ บางหลักการคนอื่นนำไปใช้แล้วได้ผล แต่บางคนอาจจะไม่ชอบ เราก็สามารถเลือกวิธีการวางแผนหรือเลือกใช้เครื่องมือในการวางแผนตามที่เราถนัดหรือชอบได้ แต่ทั้งนี้ถ้าอยากให้ได้ผลเราก็ควรที่จะปฏิบัติตามและลงมือทำอย่างตั้งใจ ทำจนเป็นนิสัยถึงจะประสบความสำเร็จในเรื่องของการจัดการเวลา
20 วิธีจัดการเวลา
1. มีแผนในแต่ละวันทุกๆวัน เขียน Todo List ทุกๆเช้าหรือก่อนนอน ทำให้เรารู้แผนงานคร่าวๆในแต่ละวัน
2. มีกำหนดเวลาในแต่ละงาน ต้องมีกำหนดว่าแต่ละงานเสร็จเวลาเท่าใด 10 โมงเช้า ,บ่ายสามโมง เพื่อป้องกันไม่ให้มีการทำงานซ้อนกันจนยุ่งเหยิง
3. ใช้ปฏิทินให้เป็นประโยชน์ โดยเฉาะใน Year Planner หรือใช้เทคโนโลยีเช่น Google Calender .... ในปัจจุบันคนที่มีโทรศัพท์ Smart Phone เช่น iPhone มีปฏิทินอยู่แล้วในการจัดวางตารางเวลา และสามารถ Sync กับ Google Calender ได้หากมีการเปลี่ยนแปลงจากผู้ร่วมงาน และแชร์ปฏิทินร่วมกันเพื่อดูเวลาว่างกันได้
4. ใช้ออแกไนเซอร์ ช่วยในการจัดการชีวิต ซึ่งเป็นการจัดการลำดับความสำคัญ?, todo list ในแต่ละวันแต่ละวัน
5. รู้เส้นตายของงานในแต่ละวัน และเขียนให้แน่ชัดในปฏิทิน หรือออแกไนเซอร์
6. หัดปฏิเสธเสียบ้าง หากจะทำอย่างอื่นเพื่อไม่ให้เสียงานที่เคยลงเอาไว้ อย่ามีข้ออ้างให้งานเสีย
7. ควรทำงานให้เสร็จก่อนกำหนดเวลาที่เรากำหนดไว้
8. ทำ TimeBoxing (อ่านเพิ่มเติม http://en.wikipedia.org/wiki/Timeboxing) เพื่อให้รู้ถึง คาบเวลา
9. มีนาฬิกาใหญ่อยู่ตรงหน้า เพื่อให้มีประสิทธิภาพในการทำงานให้เสร็จตามกำหนด
10. ในแต่ละงานควรมีแจ้งเตือนก่อน 15 นาที (อาจจะใช้มือถือ ในการเตือน หรือตั้งเวลาไว้ในนาฬืกา Digital)
11. มีสมาธิ ไม่ทำอย่างอื่นหลายๆอย่าง (Multi-tasking) เช่น เปิดเว็บไป แล้วเปิดหลายๆแทบพร้อมกัน ก็จะไม่มีสมาธิในการทำงาน
12. เอาสิิ่งที่รบกวน ออกไปให้หมด เช่น Instant Message,Twitter,Facebook ,ริงโทน เป็นต้น
13. ควรมีการจับเวลา (Track) ว่าใช้ไปเท่าใดแล้ว อาจจะใช้ Timer ในมือถือหรือนาฬิกาดิจิตอลในการจัดการ
14. อย่ายุ่งยากกับรายละเอียดที่ไม่สำคัญ เพราะเราอาจจะไม่สามารถทำทุกอย่างให้สมบูรณ์แบบได้ในเวลาที่กำหนดในเรื่องเล็กๆน้อยๆ
15. จัดลำดับความสำคัญ เร่งด่วน/ไม่เร่งด่วน,สำคัญ/ไม่สำคัญ ใช้ 20% ในการจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังจะเพิ่มประสิทธิผลถึง 80% ในการทำงาน ตามกฏ 80/20
16. ยกหน้าที่ให้ ในกรณีที่มีคนอื่นสามารถทำงานนั้นได้ดีกว่าเรา เพื่อเราสามารถทำสิ่งที่สำคัญอย่างอื่นแทน
17. นำงานที่ลักษณะคล้ายๆกันมาไว้ด้วยกัน หมวดหมู่เดียวกัน
18. เอาสิ่งที่เสียเวลาออกไปให้หมด เช่น Twitter,Facebook ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้เราเสียเวลากับมันมากโดยเฉพาะ ปลูกผัก เลี้ยงสัตว์ในเกมเหล่านี้ ,นำเว็บใน Bookmark ที่ไร้สาระออกไปแทนที่ด้วยเว็บที่สำคัญต่อการทำงาน
19. ตัดงานบางอย่างออกหากต้องการ เอาสิ่งที่มีความสุญเสียออกหากจำเป็น
20. แต่ละงานที่ทำควรมีระยะทิ้งห่างกันประมาณ 5-10 นาที อย่าไล่เลี่ยกัน
Ref
http://www.lifehack.org/articles/lifehack/20-quick-tips-for-better-time-management.html Credit
http://shuu.exteen.com/20100826/entry-1
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์(ดร.โทนี่)
www.drsuthichai.com